Często otrzymujesz informacje, że wiadomości e-mail, które wysyłałeś, nie docierają do Twoich odbiorców? A może po czasie dowiadujesz się, że wysłano do Ciebie maile, których nie otrzymałeś? Zwłaszcza w przypadku firmowych kont pocztowych problemem może być Twój hosting. Przedstawiam limity i parametry hostingu, które mogą uniemożliwiać Ci skuteczne wysyłanie i odbieranie poczty. Warto na nie zwrócić uwagę jeszcze przed decyzją o wyborze konkretnego serwera, a także zwracać uwagę jak się sprawdzają już w czasie korzystania z usługi.
Parametry poczty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze hostingu
Najczęściej parametry poczty nie są decydującym czynnikiem przy wyborze konkretnej usługi hostingowej. Na pierwszy rzut oka zwraca uwagę przede wszystkim na to, ile kont pocztowych może zarejestrować w ramach jednego hostingu i ewentualnie na dostępną przestrzeń dyskową, która może być zawarta w ogólnym limicie lub – rzadziej – oddzielnie określona.
Warto mieć jednak świadomość, że na wygodę korzystania z poczty mogą wpływać także inne aspekty. Oczywiście, zmiana usługi pocztowej jest zwykle znacznie łatwiejsza niż przeniesienie całej strony www na inny serwer. Sytuacje, gdy ważne maile nie docierają do odbiorców (lub trafiają do spamu) mogą jednak powodować olbrzymią frustrację, utratę klientów i ogromne straty finansowe – tym bardziej, gdy problem zostanie odkryty dopiero po czasie. Z tego powodu lepiej wcześniej zwrócić uwagę na parametry poczty w ramach usługi hostingowej.
- Ile
kont pocztowych (adresów e-mail) można założyć w ramach jednego
hostingu?
To informacja, którą łatwo znajdziemy w każdej ofercie. Dobrym rozwiązaniem będzie utworzenie osobnego konta pocztowego dla każdego pracownika – to ułatwi zarządzanie korespondencją i zaprowadzenie porządku w wiadomościach. Wysyłanie wiadomości z firmowego adresu korzystnie wpływa również na wiarygodność konkretnego pracownika. Oczywiście, warto myśleć przyszłościowo. Kiedy firma się rozrośnie, możemy zatrudniać nowe osoby i w takim przypadku przydatna będzie możliwość utworzenia dla nich nowych firmowych adresów e-mail. Warto pamiętać o tym, że można utworzyć również aliasy – przekierowania do głównej skrzynki – które nie wliczają się do puli adresów. - Dostępna
przestrzeń dyskowa na pocztę
W niektórych pakietach hostingowych przestrzeń dyskowa na pocztę jest osobno wydzielona, najczęściej jednak zależy po prostu od tego, ile miejsca na dysku otrzymujemy w ramach usługi hostingowej. Szczególnie na początku kłopotliwe może być określenie, jakie są nasze potrzeby. Z jednej strony nie warto płacić za parametry, których nie wykorzystujemy, z drugiej istnieje obawa, że wiadomości w skrzynce pocztowej zabiorą cenną przestrzeń na ważne pliki niezbędne do funkcjonowania strony www. Dobrym pomysłem w takiej sytuacji może być ustalenie maksymalnego rozmiaru każdej skrzynki pocztowej i poinformowanie o nim użytkowników, tak by mogli na bieżąco usuwać niepotrzebne maile. - Maksymalna
wielkość pojedynczej wiadomości e-mail
Rzadziej zdajemy sobie sprawę z faktu, że kwestią problematyczną może być również rozmiar pojedynczej wiadomości e-mail. Bardzo często jest on ograniczony do 3 czy 5 MB. W takim przypadku próby wysłania większej wiadomości, na przykład ze zdjęciami czy dokumentami w załączniku, poskutkują odrzuceniem jej przez serwer. - Godzinowy/dobowy
limit wysyłanych wiadomości
W niektórych przypadkach skrzynka pocztowa może także mieć ustalony maksymalny limit wysyłanych wiadomości e-mail – na przykład 200 maili dziennie czy 50 na godzinę. Zazwyczaj użytkownicy kont pocztowych nawet nie zbliżają się do tego limitu, jednak w przypadku dużych firm realizujących wiele zamówień może być to odczuwalny problem. - Ograniczenia
ilości wiadomości e-mail wysyłanych przez skrypty – mail()
Poza standardowym ograniczeniem ilości wysyłanych wiadomości e-mail skrzynka pocztowa może posiadać również ograniczenia wiadomości wysyłanych automatycznie, przez system – takich, jak na przykład powiadomienia o pojawieniu się nowych komentarzy, wysyłce produktu czy zmianach w ofercie. To może być szczególnie istotne w przypadku większych sklepów internetowych. - Maksymalny
limit odbiorców pojedynczej wiadomości
Kolejnym ograniczeniem, z którego warto zdawać sobie sprawę, często jest maksymalna liczba odbiorców jednej wiadomości. Przy korzystaniu z funkcji takich jak “DW” czy “UDW” musimy liczyć się z limitem – zwykle 100 adresatów.
Zabezpieczenia skrzynki pocztowej przed spamem i phisingiem
Rekordy SPF, DKIM i DMARC mogą blokować Twoje wiadomości!
Obecnie zdecydowana większość użytkowników poczty elektronicznej wykorzystują zabezpieczenia, których celem jest ochrona przed spamem i phisingiem – zalewem niechcianych wiadomości marketingowych i próbami oszustw. Do najpopularniejszych z nich należą SPF, DKIM oraz DMARC. Warto poznać ich sposób działania – to pomoże Ci nie tylko zaprowadzić porządek we własnej skrzynce pocztowej, ale i upewnić się, że wszystkie maile, które wysyłasz, docierają do odbiorców.
SPF – Sender Policy Framework
SPF – czyli z ang. Sender Policy Framework – to podstawowe zabezpieczenie przed spamem stosowane obecnie w większości skrzynek pocztowych, które służy wyłapywaniu wiadomości z nieautoryzowanych źródeł. To inaczej mechanizm uwierzytelniania nadawcy funkcjonujący jako niekomercyjny projekt. SPF powoduje, że za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość, serwer odbiorcy sprawdza w systemie DNS, z jakiego źródła ona pochodzi. Identyfikacja adresów IP i nazw domenowych powoduje, że możliwe jest zablokowanie wiadomości, które pochodzą z nieuprawnionych serwerów. Najczęściej SPF jest domyślnie podpięty do skrzynki pocztowej.
SPF pozwala dość skutecznie wyłapywać użytkowników, którzy podszywają się pod cudze adresy e-mail, a także rozsyłających wirusy takie jak MyDoom. W niektórych przypadkach może jednak zablokować ważne dla odbiorców maile. Może zdarzyć się właśnie tak, że jeśli w Twojej domenie nie ma rekordu SPF lub serwer, z którego korzystasz, nie jest autoryzowany, Twoje wiadomości nie zostaną dostarczone.
DKIM – DomainKeys Identified Mail
Innym narzędziem, które może być pomocne w zidentyfikowaniu niechcianych wiadomości i oszustw, ale i zablokować wysyłane przez nas wiadomości jest DKIM – z ang. Domain Keys Identified Mail. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest powiązanie wiadomości e-mail z domeną, z której została ona wysłana. Odbywa się to poprzez dodanie do wiadomości zaszyfrowanego nagłówka DKIM. W momencie, gdy serwer pobiera wiadomość wraz z nagłówkiem, sprawdza w systemie DNS, czy jest on zgodny z domeną. Obecnie DKIM stosują wszyscy najwięksi dostawcy poczty elektronicznej – na przykład Gmail, Yahoo czy AOL.
DMARC – Domain-based Message Authentication
Chcąc dodatkowo zwiększyć ochronę przed spamem i phisingiem, oprócz opisanych wyżej, standardowych wielu użytkowników korzysta dodatkowo z DMARC – Domain-based Message Authentiation. To mechanizm, który pozwala ustalić, co ma się stać z wiadomościami, które nie przejdą przez weryfikację przy pomocy SPF i DKIM. W zależności ustawień użytkownika taki e-mail może trafić do “kwarantanny” lub zostać usunięty. Przed wykupieniem usługi hostingowej warto sprawdzić, czy posiada ona możliwość włączenia i ustawienia DMARC z poziomu panelu zarządzania hostingiem, to pozwoli nam lepiej kontrolować pocztę. Ustawienia niektórych użytkowników mogą powodować, że wiadomości uznane za spam bezpowrotnie przepadają. Z tego powodu mogą nie być oni w stanie przeczytać Twojej wiadomości.
Dlaczego filtry antyspamowe blokują wysyłane przeze mnie wiadomości?
Najczęściej filtry antyspamowe blokują wiadomości z domen, których reputacja zostanie uznana za niską. Może ona wynikać z kilku przyczyn: wysyłania masowych wiadomości do setek odbiorów z nowych kont pocztowych, które nie posiadają odpowiednio przygotowanej infrastruktury do mass mailingu; wysyłania wielu e-maili do jednego odbiorcy w krótkim czasie czy wykorzystywania niesprawdzonych baz, zawierających wiele tymczasowych i nieaktywnych adresów. Tego typu działania są bardzo charakterystyczne dla spamowania.
Chcąc mieć pewność, że nasze wiadomości zawsze docierają do adresata, korzystajmy z możliwości poczty rozsądnie – zaczynając od niewielkich ilości maili i stopniowo zwiększając aktywność oraz weryfikując adresy.
Podsumowując: warto sprawdzić swoją domenę czy adres e-mail i upewnić się, czy nasz hosting obsługuje rekordy SPF, DKIM i DMARC. Można to zrobić tym narzędziem, które dodatkowo sprawdzi, czy nasz adres e-mail lub domena nie wylądowała na tzw. czarnych listach.
To jest artykuł gościnny, którego autorem jest Mateusz Mazurek – twórca rankingu najlepszych hostingów i bezpłatnego poradnika „Jak wybrać hosting?”, które znajdziesz pod adresem https://jakwybrachosting.pl/
